Nestíháte vyřizovat maily? Inspirujte se radami pro emailovou komunikaci. Dozvíte se, jak maily číst, odpovídat na ně nebo co si změnit ve svém mailboxu, abyste ušetřili čas.

Během podzimu jsme na twitteru každý den zveřejnili jednu radu nebo otázku k zamyšlení na téma email managementu (#JakNaEmaily). Nyní všech 52 tipů pro efektivní vyřizování každodenní záplavy emailů přinášíme pohromadě.

 

01: Věnujte 15 minut odhlášení z newsletterů, které vás už 2 roky nezajímají.

02: Chodí vám oznámení o příchozí zprávě na SMS? Je to nutné?

03: Co se délkou emailu zkusit vejít do jen.petvet.cz?

04: Emaily s nevyplněnými předměty jsou jako noviny s články bez headlines.

05: Smyslem není ČÍST emaily, ale VYŘIZOVAT události a úkoly.

06: Více smajlíků neznamená nutně více radosti na straně příjemce.

07: Posílat maily s 25 MB přílohou na 25 adres je jak střílet bazukou skříženou s kulometem.

08: Zvažujte, kdy má a kdy nemá smysl používat patičku.

09: Spolupracujte s těmi, kteří píší stručně a výstižně – např. @janrezac nebo @tombarys.

10: Nikdy nevíte, kdo všechno bude vaše maily číst.

11: Zajděte na školení psaní pro web (doporučuji @MarekP). Copywriting se hodí i pro e-maily.

12: Naštvané emaily odložte na zítra (a nikdy neodešlete).

13: Opravdu to musí jít všem do Cc:?

14: Nepište email, pokud se hodí více jiný komunikační nástroj.

15: Kolikrát jste využili složek, do kterých své emaily třídíte?

16: Sdílejte tyto tipy s ostatními. Můžete tak v budoucnu ušetřit spoustu času.

17: V životě nestačí vyřizovat emaily.

18: Evidujte si maily, u kterých čekáte na odpovědět. Např. štítkem @waiting_for #gtd.

19: Když je možné email vyřídit do 2 minut, vyřiďte ho. #GTD

20: Zvažte, kolik mailboxů kontrolujete. 1-2 může být ideální počet.

21: Používejte zkratku RNR (reply not required), pokud nevyžadujete odpověď (a příjemce zkratce rozumí).

22: Pokud má vaše zpráva jen pár znaků, napište ji do předmětu a zakončete zkratkou EOM.

23: Po mailu se nehádejte, blbě se usmiřuje.

24: PSÁT VERZÁLKAMI = KŘIČET !!!

25: Vyhoď polovinu slov a pak vyhoď polovinu toho, co zbylo. Třetí Krugův zákon použitelnosti via @marekp

26: Dejte svým e-mailům strukturu. Číslujte, odrážkujte.

27: Přečtěte si po sobě mail zejména tehdy, pokud jde více lidem, obsahuje čísla nebo je důležitý první dojem. Ještě někdy?

28: Adresy lucinecicka89@ nebo neznykocourek@ jsou super, dokud se z nich nehlásíte o práci nebo budujete klientelu.

29: Při spolupráci na projektu používejte v předmětech všech mailů domluvené klíčové slovo. Usnadní to třídění a vyhledávání.

30: Naučte se rychločtení – např. s knihou Rychločtení od Davida Grubera.

31: Nezačínejte ani nekončete den vyřizováním mailů (viz Čtyřhodinový pracovní týden od @janmelvil).

32: Email je nástroj – jako třeba sekera. Někdy je vhodný, někdy ne. Lze pomocí něj škodit i sloužit. Lze s ním umět i neumět pracovat.

33: Zdůrazňujte v mailech KDO, CO a DOKDY se má udělat.

34: Používáte Gmail+Chrome a nechcete reklamy? Zkuste extension Better Gmail.

35: Email je jako sousto. Pokud nechcete příjemce udávit, pište stravitelně.

36: Naučte se psát všema deseti.

37: Řešte správné zprávy: 20% nejdůležitějších mailů vám zajistí 80% výsledků/cílů. #paretuvzakon

38: Nekontrolujte si mailbox ve chvílích, kdy maily nemůžete vyřídit a jen vám zaneřádí hlavu.

39: Buďte o krok napřed – používejte strukturu “pokud…, tak…”.

40: Pokládejte si otázku “Co nejhoršího se může stát, když si mail nepřečtu?” (viz kniha Time management)

41: Vyprázdňujte svůj inbox. Více viz inboxzero.com.

42: “Většina lidí, co znám, nečte přílohy. Jen eviduje, že je dostali.” -Ján Košturiak

43: Podepisujte se. I kdyby jen písmenem a tečkou. Vyvarujete se nejistoty čtenáře, kde zpráva končí.

44: Nenaštvěte si čtenáře hned na začátku zprávy a oslovte jej korektně. Čeština má pátý pád.

45: Neztrácejte čas tím, co můžete automatizovat: některá třídění, přeposílání, patičky, odpovědi. Co ještě?

46: Odpovídat na každý email? Přečtěte si 3 názory (@simonsinek, @scottbelsky a @thisissethsblog) via @the99percent.

47: “Nečtu maily, které mají více jak 5 řádků.” -Ján Košturiak

48: Máte 5 různých možností, co udělat s každým jednotlivým mailem: Delete – Delegate – Respond – Defer – Do. (via @inboxzero)

49: Pokud email formátujete, pak jej pište tak, aby se dali přečíst i při převodu do čistého textu, nebo vám nevadilo, že si je příjemce nepřečte.

50: Změřte si, kolik času týdně vám zaberou emaily. Např. pomocí @rescuetimehttps://www.rescuetime.com

51: FYI: Překvapilo nás, že existují uživatelé twitteru, kteří neznají tuto zkratku. To jen pro (f) vaši (y) informaci (i). #fyi

52: „Je dobré dělat věci správně, ale ještě lepší je dělat správné věci.“ => „Je dobré číst maily správně, ale ještě lepší je číst správné maily.“ (viz interval.cz)

 

Zjistěte více

 

Ondra

Comments

comments

 

Komentářů: 4 ke článku 52 tipů jak zvládat emaily

  1. K bodu 22: napiste ji do predmetu napsal:

    Par takych emailov (s prazdnym telom spravy) som dostal a vzdy som bol zmateny z toho, preco mi niekto posiela prazdnu spravu. Asi je to len vec zvyku, ale s tymto bodom nesuhlasim. Sucasny email je prilis neergonomicky na taketo vtipky. Uvital by som redizajn emailu.

  2. Díky moc za tipy.
    1) sice mám pořád v inboxu asi 2000 mailů,
    2) ale už jsem se odhlásil z newsletterů
    3) a někdy se zvládnu vyjádřit v 5 větách.
    DÍKY!

RSS feed komentářů k tomuto článku

Napsat komentář